Politique de confidentialité

Quelle est l'utilité de notre Politique de confidentialité ?

PaperDoc, qui gère la plateforme Gustave, accorde une grande importance à la protection et à la confidentialité de vos données personnelles qui représentent, pour nous, un gage de sérieux et de confiance.

A ce titre, notre Politique de confidentialité des données personnelles témoigne précisément de notre volonté de faire respecter, au sein de PaperDoc, les règles applicables en matière de protection des données personnelles et, plus particulièrement, celles du Règlement général sur la protection des Données ("RGPD").

En particulier, notre Politique de confidentialité vise à vous informer sur la manière et les raisons pour lesquelles nous traitons vos données personnelles dans le cadre des services que nous vous fournissons.

A qui s'adresse notre Politique de confidentialité ?

Notre Politique de confidentialité s'adresse à vous, quel que soit votre lieu de domiciliation, dès lors que vous êtes âgé d'au moins 15 ans et que vous êtes utilisateurs de notre plateforme Gustave.

Si vous avez moins de l'âge légal détaillé ci-dessus, vous n'êtes pas autorisé à utiliser nos services sans le consentement préalable et explicite de l'un de vos parents ou du titulaire de l'autorité parentale qui doit nous être adressé par email à l'adresse rgpd@paperdoc-app.com.

Si vous pensez que nous détenons des données personnelles concernant vos enfants sans y avoir consenti, nous vous invitons à nous contacter à l'adresse dédiée détaillée ci-dessus.

Pourquoi traitons-nous vos données personnelles et sur quel fondement ?

Nous traitons vos données personnelles essentiellement pour les raisons suivantes :

Pour utiliser et bénéficier de notre service et de toutes ses fonctionnalités (ex : faire des recherches sur des pathologies et des traitements) sur la base de nos conditions générales d'utilisation.
Pour assurer la gestion des comptes utilisateurs (ex : création de compte, connexion avec Google ou Apple, accès au service et suppression des comptes) sur la base de nos conditions générales d'utilisation.
Pour répondre à vos questions de santé, sur la base de votre consentement explicite au traitement de vos données de santé (article 9.2.a du RGPD). Ce consentement est demandé avant le traitement. Pour une session anonyme, il est demandé avant chaque nouvelle conversation.
Pour tenir votre profil santé (questionnaire, dont les questionnaires PHQ-2, AUDIT-C et Fagerström), analyser vos documents médicaux importés et utiliser les mesures des services que vous connectez (Withings, Strava), sur la base de votre consentement explicite. Vous pouvez retirer ce consentement à tout moment, dans les réglages concernés.
Pour vous proposer des recommandations (ex : associations de patients) à partir de vos conversations, sur la base de votre consentement explicite. Ces recommandations découlent de vos questions de santé.
Pour recevoir nos emails techniques (ex : modification de mots de passe, etc.) sur la base de notre intérêt légitime d'assurer la sécurité de votre compte et de vous fournir les informations nécessaires au bon fonctionnement du service.
Pour recevoir notre newsletter, sur la base de votre consentement. Vous pouvez vous désinscrire à tout moment avec le lien présent dans chaque email.
Pour garantir et renforcer la sécurité et la qualité de nos services au quotidien (ex : statistiques de fréquentation sans cookie, suivi des erreurs techniques, journal d'audit des accès) sur la base des obligations légales pesant sur nous, de nos conditions générales d'utilisation et de notre intérêt légitime à assurer le bon fonctionnement de nos services.

Vos données sont collectées directement auprès de vous dès lors que vous êtes utilisateur de notre plateforme Gustave. Seule exception : les mesures de santé viennent des services que vous connectez vous-même (Withings, Strava). Nous nous engageons à ne traiter vos données que pour les raisons décrites précédemment.

Gustave utilise l'intelligence artificielle pour générer ses réponses. Il ne prend aucune décision automatisée qui produit des effets juridiques à votre égard ou qui vous affecte de manière significative.

Quelles données personnelles traitons-nous et pour combien de temps ?

Nous avons résumé ci-après les catégories de données personnelles ainsi que leurs durées respectives de conservation :

Données d'identification personnelles (ex : nom, prénom, identifiant Google ou Apple, etc.) et coordonnées (ex : adresse email) conservées pendant toute la durée de la fourniture du service à laquelle s'ajoutent les délais de prescriptions légaux qui sont généralement de 5 ans.
Adresse email pour recevoir nos messages techniques conservée jusqu'à la suppression de votre compte.
Adresse email pour la newsletter conservée jusqu'à votre désinscription.
Données de connexion (ex : logs, adresse IP, etc.) et journal d'audit des accès conservés pendant une durée de 1 an.
Données de santé d'un compte (conversations, profil santé, mesures Withings et Strava, documents médicaux importés) conservées jusqu'à la suppression de votre compte, ou jusqu'à ce que vous les supprimiez vous-même. Un compte sans activité pendant 1 an est supprimé avec toutes ses données. Nous vous prévenons avant.
Données d'une session anonyme (conversations) : elles ne sont plus accessibles après 24 heures, puis elles sont supprimées après 30 jours sans activité.
Avis sur les réponses (évaluation, commentaire, email facultatif) conservés pendant 1 an.
Documents joints à une conversation sans être gardés dans votre espace : supprimés avec la conversation. Ceux qui ne sont rattachés à aucune conversation sont supprimés après 24 heures.

A l'expiration des durées de conservation applicables, la suppression de vos données personnelles est irréversible et nous ne pourrons plus vous les communiquer passé ce délai. Tout au plus, nous pouvons uniquement conserver des données anonymes à des fins de statistiques.

Veuillez également noter qu'en cas de contentieux, nous avons pour obligation de conserver l'intégralité des données vous concernant durant toute la durée de traitement du dossier même après l'expiration de leurs durées de conservation décrites précédemment.

De quels droits disposez-vous pour contrôler l'usage de vos données personnelles ?

La réglementation applicable en matière de protection des données vous octroie des droits spécifiques que vous pouvez exercer, à tout moment et gratuitement, afin de contrôler l'usage que nous faisons de vos données.

Droit d'accès et de copie de vos données personnelles dès lors que cette demande n'est pas en contradiction avec le secret des affaires, la confidentialité, ou encore le secret des correspondances.
Droit de rectification de données personnelles qui seraient erronées, obsolètes ou incomplètes.
Droit d'opposition au traitement de vos données personnelles lorsque celui-ci est fondé sur notre intérêt légitime, sauf si des motifs légitimes et impérieux justifient ce traitement et prévalent sur vos intérêts, droits et libertés.
Droit à l'effacement ("droit à l'oubli") de vos données personnelles qui ne seraient pas essentielles au bon fonctionnement de nos services.
Droit à la limitation de vos données personnelles qui permet de photographier l'utilisation de vos données en cas de contestation sur la légitimité d'un traitement.
Droit à la portabilité de vos données qui vous permet de récupérer une partie de vos données personnelles afin de les stocker ou les transmettre facilement d'un système d'information à un autre.
Droit de retirer votre consentement à tout moment, notamment pour le traitement de vos données de santé. Le retrait ne remet pas en cause les traitements faits avant.
Droit de donner des directives sur le sort de vos données en cas de décès soit par votre intermédiaire, soit l'intermédiaire d'un tiers de confiance ou d'un ayant-droit.

Vous pouvez aussi supprimer vous-même votre compte et vos données depuis la page « Mon compte ».

Pour qu'une demande soit prise en compte, il est impératif qu'elle soit effectuée directement par vous, ou votre représentant à l'adresse rgpd@paperdoc-app.com.

Les demandes ne peuvent pas émaner d'une autre personne que vous ou votre représentant. Nous pouvons donc vous demander la communication d'une preuve d'identité en cas de doute sur l'identité du demandeur, ainsi qu'une justification de la représentation.

Nous répondrons à votre demande dans les meilleurs délais avec pour limite un délai maximum d'un mois à compter de sa réception, sauf si la demande est techniquement complexe ou si nous recevons de nombreuses demandes au même moment. Dans ce cas, le délai de réponse peut être de trois mois maximum.

Veuillez noter que nous pouvons toujours refuser de répondre à toute demande excessive ou infondée notamment au regard de son caractère répétitif.

Qui peut avoir accès à vos données personnelles ?

Vos données personnelles sont traitées par nos équipes et par nos prestataires techniques (sous-traitants) dans l'unique but de faire fonctionner notre service.

Nous précisons que nous contrôlons tous nos prestataires techniques avant de les recruter afin de s'assurer qu'ils respectent scrupuleusement les règles applicables en matière de protection des données personnelles.

Nos sous-traitants sont les suivants :

OVHcloud : hébergement des serveurs, de la base de données et des fichiers. France.
Mistral AI : modèles d'intelligence artificielle qui génèrent les réponses, lecture (OCR) des documents importés. France, traitement dans l'Union européenne.
Tavily : recherche web sur des sites de santé sélectionnés, à partir d'une requête issue de votre question. États-Unis.
Sentry (Functional Software, Inc.) : suivi des erreurs techniques. Données stockées dans l'Union européenne (Allemagne). Société située aux États-Unis.
Brevo : envoi de la newsletter. France.

Les services suivants reçoivent des données seulement si vous les utilisez :

Google et Apple : si vous vous connectez avec votre compte Google ou Apple. États-Unis.
Withings : si vous connectez votre compte Withings. France.
Strava : si vous connectez votre compte Strava. États-Unis.

La mesure d'audience (Swetrix) et la gestion des comptes (Appwrite) fonctionnent sur nos propres serveurs. Aucun tiers ne reçoit ces données.

Nous ne vendons jamais vos données. Nous ne les transmettons pas à des tiers ou à des partenaires commerciaux à des fins commerciales.

Vos données personnelles peuvent-elles être transférées en dehors de l'Union européenne ?

Les données personnelles traitées par notre plateforme Gustave sont hébergées sur des serveurs situés en France, chez OVHcloud. Les réponses de l'intelligence artificielle sont générées par Mistral AI, dans l'Union européenne.

Nous faisons notre maximum pour n'utiliser que des outils techniques dont les serveurs sont situés au sein de l'Union européenne. Certains de nos prestataires sont toutefois situés aux États-Unis :

Tavily reçoit une requête de recherche issue de votre question. Cette requête peut contenir des éléments de santé, mais pas votre nom ni votre adresse email.
Sentry stocke ses données dans l'Union européenne. Sa société mère est située aux États-Unis.
Google, Apple et Strava reçoivent des données seulement si vous choisissez de les utiliser.

Pour ces transferts, nous nous appuyons sur les garanties prévues par le RGPD : la décision d'adéquation de la Commission européenne pour les sociétés certifiées au Data Privacy Framework UE–États-Unis, ou, à défaut, les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Vous pouvez obtenir une copie de ces garanties en écrivant à rgpd@paperdoc-app.com.

Comment protégeons-nous vos données personnelles ?

Nous mettons en œuvre les moyens techniques et organisationnels suivants pour garantir la sécurité de vos données personnelles au quotidien et, en particulier, pour lutter contre tout risque de destruction, perte, altération, ou divulgation.

Mesures de sécurité techniques :

Mots de passe utilisateurs stockés sous forme hachée, jamais en clair
Mots de passe complexes imposés aux utilisateurs à la création du compte
Chiffrement de toutes les communications (protocole HTTPS)
Chiffrement des jetons d'accès aux services connectés (Withings, Strava)
Cloisonnement des données : chaque utilisateur n'accède qu'à ses propres données
Journal d'audit des accès aux données. Vous pouvez en obtenir une copie sur demande
Durée de vie limitée des sessions anonymes (24 heures)
Mots de passe des terminaux des équipes de PaperDoc fréquemment modifiés

Mesures de sécurité organisationnelles :

Charte des systèmes d'information
Politique de gestion des habilitations et mots de passe
Procédure de gestion de violation de données
Procédure de gestion des droits des personnes
Règles de bonne conduite
Sensibilisation et formation des équipes 2 fois par an

Utilisons-nous des cookies lorsque vous naviguez sur notre plateforme ?

Nous vous garantissons que nous n'utilisons aucun cookie publicitaire pour le fonctionnement de cette plateforme.

Nous utilisons seulement des cookies et des stockages locaux nécessaires au fonctionnement du service (ex : votre session de connexion). Notre mesure d'audience ne dépose aucun cookie. Pour plus d'informations, nous vous invitons à consulter notre Politique cookies.

Qui pouvez-vous contacter pour obtenir plus d'informations sur l'utilisation de vos données personnelles ?

Pour garantir au mieux la protection et l'intégrité de vos données, nous avons officiellement nommé un Délégué à la protection des données ("DPO") indépendant auprès de notre autorité de contrôle.

Vous pouvez à tout moment et gratuitement contacter notre DPO à l'adresse rgpd@paperdoc-app.com afin d'obtenir plus d'informations ou de détails sur la manière dont nous traitons vos données.

Comment pouvez-vous contacter la CNIL ?

Vous pouvez à tout moment contacter la "Commission nationale de l'informatique et des libertés" ou "CNIL" aux coordonnées suivantes : Service des plaintes de la CNIL, 3 place de Fontenoy – TSA 80751, 75334 Paris Cedex 07 ou par téléphone au 01.53.73.22.22.

La Politique de confidentialité peut-elle être modifiée ?

Nous sommes susceptibles de modifier notre Politique de confidentialité à tout moment pour l'adapter aux nouvelles exigences légales ainsi qu'aux nouveaux traitements que nous pourrions mettre en œuvre dans le futur.